Απογραφή Αποθεμάτων

Η υποχρέωση απογραφής των περιουσιακών στοιχείων της επιχείρησης και η συνακόλουθη αποτίμηση αυτών προκύπτουν από τις οικείες διατάξεις των άρθρων 27 και 28 του ΠΔ 186/1992. Απογραφή είναι η λεπτομερής καταχώρηση, καταγραφή και αποτίμηση όλων των στοιχείων της επαγγελματικής περιουσίας της επιχείρησης, που υπάρχουν τη συγκεκριμένη χρονική στιγμή που διενεργείται η απογραφή.

Η απογραφή βάσει των κανόνων της Λογιστικής, απαιτείται να είναι λεπτομερής και πραγματική, να απεικονίζει την πραγματική κατάσταση της επιχείρησης, διότι με αυτήν επιτυγχάνεται η επαλήθευση των εγγραφών που έχουν καταχωρηθεί στα βιβλία και ο πραγματικός προσδιορισμός του εξαγομένου λογιστικού αποτελέσματος (κέρδους ή ζημίας) της χρήσης (Εγκ. Υπ. Οικ.117/1968 και 40/1977).

Χρόνος σύνταξης απογραφής – Προθεσμίες ενημέρωσης των βιβλίων

Η καταχώριση του αποτελέσματος της ποσοτικής απογραφής των εμπορεύσιμων αγαθών γίνεται υποχρεωτικά μέχρι την υποβολή της δήλωσης φορολογίας εισοδήματος. Για τα νομικά πρόσωπα του άρθρου 101 του Ν. 2238/1994 (ΑΕ, ΕΠΕ κ.λπ.) τα οποία βρίσκονται σε εκκαθάριση, η προθεσμία καταχώρισης της απογραφής εκπνέει κατά το χρόνο υποβολής της δήλωσης του φόρου εισοδήματος επίσης. Σημειώνεται ότι τα νομικά πρόσωπα του άρθρου 101 του ΚΦΕ που βρίσκονται σε εκκαθάριση, υποβάλλουν δήλωση φορολογίας εισοδήματος εντός ενός μηνός από τη λήξη της εκκαθάρισης και εντός ενός μηνός από τη λήξη κάθε έτους, σε περίπτωση παράτασης αυτής πέραν του έτους.

Σχετικά με τις επιχειρήσεις που τηρούν απλογραφικά βιβλία και έχουν υποχρέωση απογραφής των εμπορεύσιμων στοιχείων τους η ενημέρωση του βιβλίου απογραφής γίνεται μέχρι την ημερομηνία υποβολής της δήλωσης φορολογίας εισοδήματος και σε αυτή την περίπτωση όπως ανωτέρω.

Υπόχρεοι σύνταξης απογραφής

 1. Επιχειρήσεις με απλογραφικά βιβλία

Ο επιτηδευματίας με απλογραφικά βιβλία, εφόσον τα ετήσια ακαθάριστα έσοδά του από πώληση αγαθών της προηγούμενης διαχειριστικής περιόδου υπερέβησαν το όριο τήρησης βιβλίων πρώτης κατηγορίας, που είναι 150.000 ευρώ, τηρεί και βιβλίο απογραφών εμπορεύσιμων περιουσιακών στοιχείων.

Σημειώνεται ότι υποχρεώνεται σε τήρηση βιβλίου απογραφών μόνο ο επιτηδευματίας που εμπορεύεται αγαθά αυτούσια ή μετά από προηγούμενη επεξεργασία. Έτσι, δεν δημιουργείται υποχρέωση τήρησης βιβλίου απογραφών για τον επιτηδευματία της δεύτερης κατηγορίας, ο οποίος παρέχει υπηρεσίες και χρησιμοποιεί διάφορα υλικά για τη διεξαγωγή των εργασιών του (ΠΟΛ. 1163/1994).

2. Επιχειρήσεις με διπλογραφικά βιβλία

Η κατάρτιση της απογραφής, επιβάλλεται, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 27 του Κ.Β.Σ. ως βασική υποχρέωση των επιχειρήσεων που τηρούν υποχρεωτικώς ή προαιρετικώς διπλογραφικά βιβλία και εξάγουν λογιστικό αποτέλεσμα. Η επιχείρηση που τηρεί διπλογραφικά βιβλία κατά τη λήξη της διαχειριστικής περιόδου και μέσα στις προθεσμίες που προβλέπονται, προβαίνει σε καταμέτρηση, καταγραφή και αποτίμηση στο βιβλίο απογραφών όλων των στοιχείων της επαγγελματικής της περιουσίας. Την ίδια υποχρέωση έχουν στο τέλος κάθε έτους και τα νομικά πρόσωπα του άρθρου 101 του N. 2238/1994 (Α.Ε., Ε.Π.Ε., συνεταιρισμοί κλπ.) που έχουν τεθεί σε εκκαθάριση που διαρκεί πέραν του έτους . Η επιχείρηση που πρόκειται να τηρήσει για πρώτη φορά υποχρεωτικά ή προαιρετικά διπλογραφικά βιβλία, συντάσσει απογραφή έναρξης στις προθεσμίες που ορίζονται από τον Κ.Β.Σ.

3. Επιχειρήσεις που βρίσκονται σε αδράνεια

Την υποχρέωση τήρησης βιβλίου απογραφών έχουν και οι επιχειρήσεις που βρίσκονται σε αδράνεια (ΠΟΛ. 1321/1995).

4. Επιχειρήσεις που βρίσκονται σε εκκαθάριση

Επί νομικών προσώπων του άρθρου 101 του Ν. 2238/1994 που έχουν τεθεί σε εκκαθάριση, η καταγραφή των αποθεμάτων γίνεται μέχρι το χρόνο υποβολής της δήλωσης φορολογίας εισοδήματος (παρ. 7, άρθρου 17 του Κ.Β.Σ.) που για τα εισοδήματα που αποκτήθηκαν κατά την περίοδο της εκκαθάρισης είναι σε ένα (1) μήνα από τη λήξη της εκκαθάρισης. Σε περίπτωση παράτασης της εκκαθάρισης πέραν του έτους υποβάλλεται προσωρινή δήλωση φορολογίας εισοδήματος για τα εισοδήματα κάθε έτους μέσα σε 1 (ένα) μήνα από τη λήξη του, επιφυλασσόμενης της υποβολής οριστικής δήλωσης συγχρόνως με τη λήξη της εκκαθάρισης (άρθρο 27, παρ.1, άρθρο 29, παρ.1 και άρθρο 17, παρ. 7, Π.Δ. 186/92).

5. Ελεύθεροι επαγγελματίες

Επιτηδευματίες που ασκούν ελευθέριο επάγγελμα, εφόσον κατασκευάζουν έργα πνευματικής εργασίας, από την διάθεση αποκτούν εισόδημα φορολογούμενο στη Ζ΄ πηγή (άρθρου 48, παρ. 1, Ν. 2238/94) – π.χ. λογιστές, δικηγόροι, γλύπτες, ζωγράφοι, κ.λπ. δεν υποχρεούνται να συντάσσουν απογραφή αποθεμάτων. Σημειώνεται όμως ότι οι τρίτοι (π.χ. εκμεταλλευτές γκαλερί, κ.λπ.) στους οποίους έχουν παραδοθεί έργα για έκθεση, πώληση για λογαριασμό των καλλιτεχνών, υποχρεούνται να απογράφουν κατά είδος και ποσότητα (όχι κατά αξία) τα ευρισκόμενα στις εγκαταστάσεις τους έργα (ΠΟΛ. 1321/1995).

Απαλλαγές από την τήρηση βιβλίου απογραφών

Απαλλαγή με βάση την ΠΟΛ. 1134/2004

Α. Οι επιτηδευματίες που τηρούν απλογραφικά βιβλία, έχουν δε ως κύριο αντικείμενο των εργασιών τους (άνω του 50% του συνόλου των ακαθαρίστων εσόδων) μία από τις πιο κάτω δραστηριότητες, απαλλάσσονται από την υποχρέωση τήρησης βιβλίου απογραφών και την κατάρτιση απογραφής εμπορεύσιμων περιουσιακών στοιχείων (αποθεμάτων) κατά την 31η Δεκεμβρίου 2004 και στο εξής:

1. Εκμετάλλευση λατομείου (απλή εξόρυξη αργών λίθων επεξεργασία λατομικών προϊόντων).
2. Κατασκευή ή εμπορία σφραγίδων, επιγραφών, σημάτων.
3. Εκμετάλλευση τυπογραφείου γενικά.
4. Φωτογραφείο και εργαστήριο εμφανίσεως φίλμς – Εκτυπώσεις φωτογραφιών γενικό.
5. Επιχειρήσεις εκδόσεως εφημερίδων και περιοδικών.
6. Βιβλιοδετείο.
7. Εργαστήριο φωτοτυπιών και πολυγραφήσεων.
8. Αρτοποιείο, πρατήριο άρτου, ειδών αρτοποιίας και ζαχαροπλαστικής, εργαστήριο ζαχαροπλαστικής (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική).
9. Γαλακτοζαχαροπλαστείο και γαλακτοπώλης γενικά (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική).
10. Εμπορία ειδών διατροφής (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική).
11. Εμπορία νωπών και κατεψυγμένων ιχθύων (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική).
12. Οπωρολαχανοπώλης (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική).
13. Ελαιοτριβείο.
14. Αλευρόμυλος.
15. Εμπορία ρακών ή απορριμμάτων.
16. Εμπορία ψιλικών (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική).
17. Πρακτορείο εφημερίδων και περιοδικών γενικά.
18. Ανθοπωλείο.
19. Ο Επιτηδευματίας που διατηρεί εστιατόριο, ζαχαροπλαστείο, κέντρο διασκέδασης, μπαρ, καφετέρια, κυλικείο, αναψυκτήριο και λοιπά συναφή.
20. Ξενοδοχειακές επιχειρήσεις.
21. Ο Επιτηδευματίας που ασχολείται με την κατασκευή ιδιωτικών ή δημόσιων τεχνικών έργων (τεχνικές επιχειρήσεις).

*(Η περίπτωση αυτή καταργήθηκε με ΠΟΛ.1152/14.12.2007)

22. Εμπορία ειδών βιβλιοπωλείου (πώληση χονδρική – λιανική).
23. Εμπορία ειδών Χαρτοπωλείου (φάκελοι, γραφική ύλη, κ.λπ.) ειδών σχεδιάσεως και συναφών οργάνων (πώληση χονδρική – λιανική).
24. Επιχειρήσεις εκδόσεως βιβλίων γενικά.
25. Ο Επιτηδευματίας που ενεργεί επεξεργασία για λογαριασμό τρίτων (φασόν).
26. Ο Επιτηδευματίας που πωλεί αγαθά για λογαριασμό τρίτων.
27. Εργαστήρια τυροπιτών και συναφών ειδών (πώληση χονδρική – λιανική).
28. Φαρμακείο.
29. Ο Επιτηδευματίας που πωλεί ηλεκτρονικά ανταλλακτικά και εξαρτήματα (χονδρική – λιανική).
30. Υλικά ραπτικής και υποδηματοποιίας (χονδρική – λιανική).
31. Έμπορος σιδηρικών εργαλείων χειρός και ειδών κιγκαλερίας (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική).
32. Είδη υγιεινής διατροφής (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική).
33. Παλαιοσίδερα, σίδηρος και παλαιά μέταλλα (σκραπ).
34. Μεταχειρισμένα ανταλλακτικά αυτοκινήτων και λοιπών αυτοκινούμενων μηχανημάτων (που αγοράζονται με το Βάρος). Σε περίπτωση σύνταξης απογραφής των ειδών αυτών, αυτή μπορεί να διενεργείται με το βάρος και όχι κατ’ είδος.
35. Εμπορία Ψιλικών και Ζαχαρωδών προϊόντων (πώληση χονδρική – λιανική).
36. Εμπορία παλαιών γραμματοσήμων και συναφών.
37. Έμπορος ψιλικών – κλωστικών ραφής και πλεξίματος, νημάτων, εργόχειρων, κεντημάτων και συναφών ειδών (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική).
38. Αγρότες και αγροτικές εκμεταλλεύσεις.
39. Παλαιοπώλης (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική).
40. Έμπορος μεταχειρισμένων ειδών ένδυσης και υφασμάτων λαϊκής κατανάλωσης (που αγοράζονται ή πωλούνται με το βάρος).
41. Έμπορος ψευδοκοσμημάτων γενικά (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική).
42. Έμπορος αγαθών που προέρχονται από πλειστηριασμούς.
43. Πρατηριούχος καπνοβιομηχανιών προϊόντων.
44. Έμπορος ωδικών πτηνών, μικρών ζώων, τροφών και εξαρτημάτων αυτών, διακοσμητικών ψαριών, πτηνών, ζώων και συναφών (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική).
45. Έμπορος ψευδοκοσμημάτων γενικώς (πώληση χονδρική ή κυρίως χονδρική).
46. Έμπορος χρωμάτων βερνικιών στόκων και λοιπών συναφών (λιανικώς ή κυρίως λιανικώς).
47. Κτηνιατρικά φαρμακεία.
48. Πώληση Τηλεκαρτών.
49. Πώληση Καρτών κινητής τηλεφωνίας.
50. Κρεοπώλες (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική).
51. Εκμεταλλευτής περιπτέρου.
52. Πωλητής οπωρολαχανικών, νωπών αλιευμάτων και λοιπών αγροτικών προϊόντων αποκλειστικά στις κινητές λαϊκές αγορές ή πλανοδίως, καθώς και ο αγρότης που πωλεί τα προϊόντα παραγωγής του από λαϊκές αγορές.

 *(Οι περιπτώσεις 51 και 52 τέθηκαν όπως προστέθηκαν με την ΠΟΛ.1198/27.12.2010)

Β. Ο πρατηριούχος υγρών καυσίμων και ο επιτηδευματίας του μητρώου (ΔΙ.ΠΕ.ΘΕ.) – πωλητής πετρελαίου θέρμανσης, που τηρεί απλογραφικά βιβλία και εμπορεύεται βενζίνη, πετρέλαιο, λιπαντικά, τσιγάρα και άλλα είδη (αξεσουάρ, μικροανταλλακτικά, αναψυκτικά και λοιπά συναφή), για την υποχρέωση σύνταξης απογραφής της 31−12−2010 και εφεξής, για τη βενζίνη, το πετρέλαιο, τα λιπαντικά και τα τσιγάρα κρίνεται με βάση τα συνολικά ακαθάριστα έσοδά του από την πώληση όλων των αγαθών που εμπορεύεται, για δε τα λοιπά εμπορευόμενα είδη (πλην βενζίνης, πετρελαίου, λιπαντικών και τσιγάρων) η υποχρέωση σύνταξης απογραφής κρίνεται αυτοτελώς με βάση τα ακαθάριστα έσοδα από την πώληση αυτών, κατά τα οριζόμενα από τις διατάξεις του άρθρου 6 παρ. 6 του Κώδικα.

*(Η παράγραφος Β τέθηκε όπως αντικαταστάθηκε με την ΠΟΛ.1198/27.12.2010)

Γ. Ο επιτηδευματίας που ασχολείται με την πώληση ανεγειρόμενων οικοδομών και τηρεί απλογραφικά βιβλία, απαλλάσσεται από την υποχρέωση τήρησης βιβλίου απογραφών και την κατάρτιση απογραφής εμπορεύσιμων περιουσιακών στοιχείων για τη δραστηριότητα αυτή. Στη περίπτωση που πουλάει και άλλα αγαθά, για την υποχρέωση τήρησης ή μη βιβλίου απογραφών και την κατάρτιση απογραφής γι’ αυτά κρίνεται αυτοτελώς με βάση τα ακαθάριστα έσοδά του από την πώληση αυτών.

*(Η παράγραφος Γ τέθηκε όπως προστέθηκε με την ΠΟΛ.1152/14.12.2007)

Δ. Η απογραφή των εμπορεύσιμων αγαθών των επιτηδευματιών της δεύτερης κατηγορίας μπορεί να καταχωρείται χειρόγραφα ή μηχανογραφικά, σε χωριστές σελίδες της μηνιαίας κατάστασης του βιβλίου εσόδων – εξόδων ή των θεωρημένων και μη χρησιμοποιημένων μηχανογραφικών εντύπων του βιβλίου εσόδων – εξόδων ή σε ιδιαίτερες σελίδες του χειρόγραφα τηρούμενου βιβλίου.

*Η παράγραφος Γ αναριθμείται σε Δ με την ΠΟΛ.1152/14.12.2007

Υποχρέωση σύνταξης απογραφής από τις τεχνικές και οικοδομικές επιχειρήσεις με απλογραφικά βιβλία

Οι διατάξεις της ΠΟΛ 1035/2008 αναφέρονται στην κατάργηση της απαλλαγής υποχρέωσης σύνταξης απογραφής από τεχνικές επιχειρήσεις ως εξής:

1. Ο επιτηδευματίας ο οποίος ασχολείται με την κατασκευή δημόσιων ή ιδιωτικών τεχνικών έργων, του οποίου τα συνολικά ακαθάριστα έσοδα από τα δημόσια και ιδιωτικά τεχνικά έργα συμπεριλαμβανομένων και εκείνων που αναλήφθηκαν πριν την 1/1/2007 (παλαιά έργα) υπερβαίνουν το όριο τήρησης βιβλίων Α΄ κατηγορίας (νύν ισχύον όριο 150.000 €), ανεξάρτητα από το ποσοστό συμμετοχής των ακαθαρίστων εσόδων από τα παλαιά έργα στο σύνολο των ετήσιων ακαθάριστων εσόδων, υποχρεούται από 31/12/2007 να συντάσσει απογραφή για όλα τα αποθέματά του συμπεριλαμβανομένων και των αποθεμάτων που αφορούν τα παλαιά έργα όταν αυτά βρίσκονται σε εξέλιξη στο τέλος της χρήσης. Ο επιτηδευματίας αυτός όταν διατηρεί και άλλη δραστηριότητα, πλην της ανέγερσης και πώλησης οικοδομών, για την υποχρέωση σύνταξης απογραφής κρίνεται με βάση τις γενικές διατάξεις (σύνολο εσόδων από όλες τις δραστηριότητες) σε συνδυασμό και με την Α.Υ.Ο.Ο. ΠΟΛ. 1134/2004. Εξαιρετικά η κοινοπραξία που τηρεί απλογραφικά βιβλία, με αντικείμενο εργασιών την εκτέλεση δημόσιου ή ιδιωτικού τεχνικού έργου, το οποίο αναλήφθηκε πριν την 1^ηΙανουαρίου 2007, λόγω του τρόπου φορολογίας της (τεκμαρτά), μπορεί να μη συντάξει απογραφή εμπορεύσιμων περιουσιακών από 31 Δεκεμβρίου 2007 και εφεξής, ανεξάρτητα από το ύψος των ετήσιων ακαθαρίστων εσόδων της.
2. Ο επιτηδευματίας ο οποίος ασχολείται αποκλειστικά με την ανέγερση και πώληση οικοδομών συνεχίζει να απαλλάσσεται από την υποχρέωση σύνταξης απογραφής για την οικοδομική του δραστηριότητα ανεξάρτητα από το ύψος των εσόδων του από τη δραστηριότητα αυτή. Εάν ο επιτηδευματίας αυτός διατηρεί και άλλη δραστηριότητα πώλησης αγαθών συμπεριλαμβανομένης και της εκτέλεσης δημοσίου ή ιδιωτικού τεχνικού έργου για την υποχρέωση σύνταξης απογραφής για την δραστηριότητα αυτή κρίνεται αυτοτελώς και συντάσσει για τα αγαθά αυτά απογραφή όταν τα έσοδα από αυτή υπερβαίνουν το όριο τήρησης βιβλίων Α΄ κατηγορίας (νύν ισχύον όριο 150.000 €), εκτός εάν αυτή απαλλάσσεται από την σύνταξη απογραφής σύμφωνα με την Α.Υ.Ο.Ο. ΠΟΛ. 1134/2004.

Τεκμαρτή Απογραφή σε επιχειρήσεις με απλογραφικά βιβλία

Το άρθρο 31 παρ. 1γ του Ν.2238/1994, αναφέρεται στον λογιστικό προσδιορισμό καθαρού εισοδήματος σε επιχειρήσεις βάσει της αξίας των πρώτων και βοηθητικών υλών που χρησιμοποιήθηκαν καθώς και των άλλων εμπορεύσιμων αγαθών. Σύμφωνα με τις διατάξεις του, ειδικά για τις επιχειρήσεις που τηρούν απογραφικά βιβλία, όταν δεν διενεργούν απογραφή, ως απογραφή λήξης της διαχειριστικής περιόδου λαμβάνεται ποσοστό δέκα τοις εκατό (10%) επί των αγορών της περιόδου αυτής και ως απογραφή έναρξης ποσοστό δέκα τοις εκατό (10%) επί των αγορών της προηγούμενης διαχειριστικής περιόδου. Αν προαιρετικά έχει διενεργηθεί απογραφή έναρξης και λήξης, για τον προσδιορισμό του καθαρού εισοδήματος λαμβάνονται υπόψη τα δεδομένα αυτών, με την προϋπόθεση ότι θα συνεχισθεί η σύνταξη των απογραφών για μια τριετία από τη σύνταξη της πρώτης προαιρετικής απογραφή λήξης. Αν δεν τηρηθεί η υποχρέωση αυτή, επιβάλλονται οι προβλεπόμενες από τις διατάξεις του Ν. 2523/1997 κυρώσεις για τη μη σύνταξη απογραφής.

Έννοια του είδους

Ορισμός των αποθεμάτων – Έννοια του «είδους»

Ως αποθέματα (παρ. 2.2.2 του ΠΔ 1123/1980 ) νοούνται τα εμπορεύσιμα αγαθά κάθε επιχείρησης, καθώς και εκείνα που χρησιμοποιούνται άμεσα στην παραγωγική διαδικασία για την παραγωγή εμπορεύσιμων αγαθών (πρώτες ύλες, αναλώσιμα υλικά παραγωγής, ανταλλακτικά μηχανημάτων παραγωγής κ.λπ.). Ο χαρακτηρισμός ενός αγαθού ως εμπορεύσιμου αποθέματος ή ως παγίου περιουσιακού στοιχείου, κρίνεται κατά κανόνα, κατά το χρόνο απόκτησης ή ολοκλήρωσης της παραγωγής – κατασκευής του, κατά περίπτωση, ανάλογα με τη φύση της δραστηριότητας της επιχείρησης. Για παράδειγμα, ένας Η/Υ αποτελεί εμπορεύσιμο αγαθό για μία επιχείρηση εμπορίας Η/Υ, ενώ ο ίδιος υπολογιστής θεωρείται πάγιο περιουσιακό στοιχείο, όταν χρησιμοποιείται για τις λειτουργικές της ανάγκες ή πρώτη ύλη για μία επιχείρηση ανακύκλωσης ηλεκτρονικού εξοπλισμού.

Η έννοια του είδους καθορίζεται από τις διατάξεις της παρ. 3 του άρθρου 3 του ΚΒΣ. Σύμφωνα με τις παραπάνω διατάξεις, είδος είναι η ουσιώδης ποιοτική διάκριση των αγαθών, η οποία επηρεάζει κατά ποσοστό μεγαλύτερο του 5%, τουλάχιστον, την απόδοση ή το κόστος ή την τιμή πώλησης διαζευκτικά ή αθροιστικά. Επομένως, ένα αγαθό αποτελεί χωριστό είδος από τα λοιπά όμοιά του, όταν η απόδοση ή το κόστος ή η τιμή πώλησης εμφανίζουν απόκλιση μεγαλύτερη του 5% από τις αντίστοιχες παραμέτρους των λοιπών αγαθών. Ακόμη, χωριστό είδος έχουμε και όταν το άθροισμα των ποσοστιαίων διαφορών που εντοπίζονται στις τρεις παραπάνω παραμέτρους (ύστερα από σύγκρισή τους μεταξύ των δύο αγαθών) είναι μεγαλύτερο του 5%. Επισημαίνεται ότι οι επιχειρήσεις που τηρούν απλογραφικά βιβλία και υποχρεούνται στη σύνταξη απογραφής των αποθεμάτων τους, επιτρέπεται να εμφανίζουν στο βιβλίο απογραφών, ως ίδιο είδος, όμοια αγαθά των οποίων η τιμή κτήσης δεν διαφέρει περισσότερο από 10% (παρ. 11 της ΠΟΛ 1321/1995).

Η ποσοτική καταμέτρηση των αποθεμάτων και η καταγραφή τους στο βιβλίο απογραφών περιλαμβάνει το είδος, την μονάδα μέτρησης και την ποσότητα, με μία εγγραφή για ολόκληρη την ποσότητα κάθε είδους αγαθού, για κάθε αποθηκευτικό χώρο. Έχοντας υπόψη τα ανωτέρω, για τη διευκόλυνση των επιτηδευματιών της δεύτερης κατηγορίας βιβλίων στην αποτίμηση της απογραφής και κυρίως αυτών που έχουν μεγάλο αριθμό ομοίων ειδών, την αποφυγή αμφισβητήσεων με τις φορολογικές αρχές, σε ότι αφορά την έννοια του είδους, γίνεται δεκτή η καταγραφή τους στο βιβλίο απογραφών κατά ομάδες όμοιων ειδών. Στην κάθε ομάδα μπορεί να περιλαμβάνονται όμοια είδη, των οποίων η διαφορά μεταξύ της μεγαλύτερης και της χαμηλότερης τιμής κτήσης των ειδών της κάθε ομάδας δεν θα υπερβαίνει το 10%, της χαμηλότερης τιμής κτήσης του είδους της κάθε ομάδας. Τα ανωτέρω ισχύουν μόνο για τις επιχειρήσεις με βιβλία Β΄ κατηγορίας και μόνο για την καταχώρηση των αποθεμάτων στο βιβλίο απογραφών (ΠΟΛ.1271/2002, ΠΟΛ. 1321/1995).

Τα είδη της κάθε ομάδας για την αποτίμηση θα θεωρούνται ως ένα είδος.

Καταχώριση της Απογραφής

Η ποσοτική καταμέτρηση των αποθεμάτων, ύστερα από τη διενέργεια φυσικής απογραφής, αφορά την καταχώριση στο βιβλίο απογραφών της ποσότητας και της μονάδας μέτρησης κάθε είδους, καθώς και του αποθηκευτικού χώρου όπου στεγάζεται. Στην περίπτωση που ορισμένα από τα καταμετρηθέντα αποθέματα ανήκουν σε τρίτους (π.χ. εμπορεύματα που ενώ έχουν τιμολογηθεί βρίσκονται ακόμη στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης), καταχωρίζονται στο βιβλίο απογραφής κατά είδος και σε χωριστή κατηγορία. Η ανωτέρω καταχώριση αφορά μόνο τις περιπτώσεις που τα εμπορεύματα ανήκουν σε επιτηδευματίες (όχι ιδιώτες – βλ. και οδηγίες Εγκ. ΥΠΕΕ 2160/2008) και μόνο όταν δεν είναι εφικτή η εύρεση των συγκεκριμένων δεδομένων από το βιβλίο αποθήκης ή άλλα πρόσθετα βιβλία του ΚΒΣ.

Περαιτέρω, όταν υπάρχουν αποθέματα της επιχείρησης σε εγκαταστάσεις τρίτων (π.χ. προμηθευτών), οι ποσότητές τους καταχωρίζονται διακεκριμένα ανά τρίτο, επίσης σε χωριστή κατηγορία. Τονίζεται ότι στην τελευταία αυτή περίπτωση δεν απαιτείται χωριστή καταχώριση και κατά αποθηκευτικό χώρο τρίτου.

Γενικά, η απογραφή των αποθεμάτων απεικονίζει την τελική ποσότητα αποθέματος κατά την ημερομηνία λήξης της διαχειριστικής περιόδου (συνήθως 31.12 ή 30.6) και γίνεται διακεκριμένα για κάθε αποθηκευτικό χώρο. Εν τούτοις, αν στο ίδιο κτίριο ή σε συνεχόμενα κτίρια, στεγάζονται περισσότεροι του ενός αποθηκευτικοί χώροι, επιτρέπεται να συντάσσεται ενιαία απογραφή για τα αποθέματα που βρίσκονται σε αυτούς. Γενικότερα, η απογραφή των αποθεμάτων σε αποθηκευτικούς χώρους και υποκαταστήματα που δεν εξάγουν αυτοτελές λογιστικό αποτέλεσμα γίνεται σε θεωρημένες διπλότυπες καταστάσεις, των οποίων το ένα αντίτυπο αποστέλλεται στην έδρα για ενημέρωση του βιβλίου απογραφών. Σε χώρους που βρίσκονται στον ίδιο νομό ή στο ίδιο νησί με την έδρα ή ακόμη και σε απόσταση μικρότερη των 50 χλμ. από αυτή, παρέχεται η ευχέρεια καταχώρισης απευθείας στο βιβλίο της έδρας, διακεκριμένα.

Κανόνες ελέγχου του βιβλίου απογραφών – Πρόστιμα παραβάσεων

Οι οδηγίες της υπ’ αριθμόν 2160/2008 Εγκ. ΥΠΕΕ αφορούν τους ελέγχους για την ορθότητα των στοιχείων που καταχωρίζονται στο βιβλίο απογραφών. Ειδικότερα, για τις επιχειρήσεις που τηρούν διπλογραφικά βιβλία, η σχετική εγκύκλιος αναφέρει ότι θα πρέπει να γίνεται ποσοτική επαλήθευση των εμπορεύσιμων ειδών με σημαντική αξία εφόσον η επιχείρηση δεν έχει υποχρέωση τήρησης βιβλίου αποθήκης. Αντίθετα, όταν τηρείται βιβλίο αποθήκης θα πρέπει να διενεργείται έλεγχος κίνησης σε τουλάχιστον δύο είδη μεγάλης αξίας, του βιβλίου.

Αντίστοιχα, σε επιχειρήσεις με απλογραφικά βιβλία που ο συνολικός τζίρος της προηγούμενης χρήσης υπερβαίνει τις 300.000 € θα πρέπει να γίνεται επαλήθευση της τελικής ποσότητας ενός είδους. Αν ο συνολικός τζίρος της επιχείρησης δεν υπερβαίνει τις 300.000 €, ο έλεγχος των οργάνων της διοίκησης θα περιορίζεται στην επιβεβαίωση των δεδομένων τις απογραφής.

Τονίζεται δε ότι οι ανωτέρω οδηγίες που προέρχονται από επίσημη πηγή του Υπουργείου Οικονομίας και Οικονομικών, δεν είναι περιοριστικές για τους αρμόδιους ελεγκτές, ειδικότερα σε περιπτώσεις που διαπιστώνονται πρόσθετα στοιχεία που κατά την κρίση τους θεωρούνται ενδεικτικά παραβατικής συμπεριφοράς. Η ποσοτική επαλήθευση που χρησιμοποιείται ως διαδικασία ελέγχου των αποθεμάτων βασίζεται στη μέθοδο της κλειστής αποθήκης. Η μέθοδος αυτή εφαρμόζεται ως εξής (Πολ. 1046/1996 ):

• Διενεργείται καταμέτρηση του αποθέματος του, επιλεγόμενου προς έλεγχο, είδους τη χρονική στιγμή του ελέγχου και συντάσσεται πρωτόκολλο καταμέτρησης, όπου αναγράφεται το αποτέλεσμα της καταμέτρησης και υπογράφεται από τον εκπρόσωπο της επιχείρησης και τον αρμόδιο ελεγκτή.
• Λαμβάνονται οι αναγραφόμενες ποσότητες του επιλεγμένου είδους από το βιβλίο απογραφών κατά το χρόνο λήξης της διαχειριστικής περιόδου (από τις καταστάσεις απογραφής).
• Λαμβάνονται οι αγορασθείσες ή παραληφθείσες ποσότητες σε συγκεκριμένη χρονική περίοδο.
• Λαμβάνονται οι παραδοθείσες ποσότητες (πωλήσεις βάσει τιμολογίων, δελτίων αποστολής κ.λπ.) στην ίδια χρονική περίοδο.
• Εξάγεται το ποσοτικό αποτέλεσμα, που πρέπει να συμφωνεί με την καταμετρηθείσα ποσότητα, αφού ληφθούν υπόψη τυχόν δικαιολογημένες διαφορές λόγω ύπαρξης φύρας, φθοράς, απώλειας κ.λπ.

Όσον αφορά τα πρόστιμα των επιμέρους παραβάσεων, αναφέρουμε ότι:

• Η μη καταχώριση της ποσοτικής καταμέτρησης των αποθεμάτων στο βιβλίο απογραφών θεωρείται γενική παράβαση (επιβάλλεται ενιαίο πρόστιμο ανά διαχειριστική περίοδο) και επισύρει πρόστιμο με συντελεστή βαρύτητας. Η βάση υπολογισμού του προστίμου ανέρχεται σε 586 ευρώ για επιχειρήσεις με απλογραφικά βιβλία και 880 ευρώ για επιχειρήσεις με διπλογραφικά βιβλία.
• Η κάθε μη καταχώριση ή η ανακριβής καταχώριση στοιχείου απογραφής αποτελεί αυτοτελή παράβαση (επιβάλλεται χωριστό πρόστιμο για κάθε παράβαση) για την οποία επιβάλλεται πρόστιμο 586 ευρώ για επιχειρήσεις με απλογραφικά βιβλία και 880 ευρώ για επιχειρήσεις με διπλογραφικά βιβλία. Σημειώνεται επίσης, ότι αν διαπιστώνονται στον ίδιο χρόνο, πράξεις ή παραλείψεις, που αφορούν το ίδιο βιβλίο ή στοιχείο, επιβάλλεται κατά περίπτωση το βαρύτερο πρόστιμο.